Ámbito de aplicación del Canal Ético | - A través de Canal Ético se podrán comunicar la presunta comisión de una conducta comprendida en su ámbito de aplicación: denuncias o irregularidades relativas a acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea conforme a lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937 de protección del informante y Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como incumplimientos del Código y Sistema de Gestión de Cumplimiento Normativo de GRUPO CENCOSU.
- Canal Ético sirve para prevenir incumplimientos normativos y corregir los detectados. No es un buzón de solicitudes, quejas, sugerencias, etc, al margen del cumplimiento normativo.
- Las denuncias deberán estar sustentadas en un principio de prueba (documental, testifical, informático…) que permita acreditar los hechos denunciados, al menos, con carácter indiciario
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Prohibición de represalias y Denuncias Falsas
| - Las personas informantes que de buena fe comuniquen la presunta comisión de una conducta comprendida en el ámbito de aplicación del Canal Ético estarán protegidas contra cualquier tipo de represalia, por el motivo de las denuncias realizadas, conforme a lo establecido en la Ley 2/2023.
- La prohibición de represalias prevista en el párrafo anterior no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha realizado es consciente de su falsedad.
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Confidencialidad, Protección de Datos y Derechos de las Personas Afectadas | - Canal Ético está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, permitiéndose comunicaciones de forma anónima de modo que garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
- Canal Ético garantiza la máxima confidencialidad acerca de la identidad de la persona informante. Como medida para garantizar dicha confidencialidad se hace constar expresamente que el ejercicio del derecho de acceso por parte de la persona afectada no supone, en ningún caso, el acceso a los datos relativos a la identidad de la persona informante.
- Todas las personas que tengan conocimiento de las denuncias que se realicen a través del Canal Ético están obligadas a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona informante, así como de testigos y personas investigadas y afectadas.
- Con carácter previo al envío de la comunicación, la persona informante deberá confirmar (mediante la aceptación expresa del consentimiento) que ha leído y aceptado la Política de Privacidad y el Protocolo de Gestión del Canal Ético.
- Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia y al honor, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la Ley 2/2023, así como a la preservación de su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento. La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. En este sentido, si - a juicio del Órgano de Cumplimiento Normativo y Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO CENCOSU - existe riesgo de que la notificación a la persona afectada comprometa la investigación, dicha comunicación podrá aplazarse hasta que el citado riesgo desaparezca.
- Los datos de quien formule la comunicación y de terceras personas relacionadas con dicha comunicación, se conservarán en el del Sistema Interno de Información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
- En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del del Sistema Interno de Información , salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
- Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, conforme al apartado 2 del artículo 24 de la LOPDGDD, para la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de Canal Ético.
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Procedimiento de Tramitación de las Denuncias Recepción
| - Las denuncias que se comuniquen a través de Canal Ético serán recibidas por el Órgano de Cumplimiento Normativo y Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO CENCOSU , que será el órgano responsable de efectuar un análisis preliminar de los hechos denunciados y decidir sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación. El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO CENCOSU está formado por varias personas a fin de garantizar que no exista conflicto de intereses con respecto a la comunicación recibida. En este sentido, se solicitará a la persona informante que identifique, en su caso, aquellas funciones usuarias del Canal Ético de GRUPO CENCOSU que pudieran tener alguna sospecha de implicación a fin de discriminar conflicto de intereses en relación con el asunto a comunicar y evitar así que éstas intervengan en la gestión de la comunicación.
- En la formulación de la comunicación, la persona informante será consultada sobre la relación que mantiene con GRUPO CENCOSU, así como sobre su identidad, si bien podrá formularse de forma anónima.
- Así mismo, se solicita la identificación de la persona sobre la que se formula la comunicación/denuncia y, en su caso, la existencia de testigos, así como de pruebas documentales o gráficas que desee incorporar o adjuntar a la comunicación.
- Se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante y, si se considera necesario, de solicitar a esta información adicional. Así, a los efectos de dilucidar la admisión a trámite de la comunicación, si lo estimara conveniente, el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO CENCOSU podrá requerir a la persona que haya efectuado la comunicación que la aclare o complemente, aportando aquella documentación y/o datos que pudieren ser necesarios para acreditar la existencia de una conducta irregular.
- Si la denuncia no cumple con los requisitos de forma exigidos o los hechos denunciados no suponen una infracción de las previstas en el ámbito de aplicación del Canal Ético, se denegará su admisión a trámite y los datos contenidos en ella se eliminarán de manera inmediata.
- En cambio, cuando la denuncia formulada cumpla con los requisitos de forma exigidos y, además, los hechos denunciados se encuentren comprendidos en el ámbito objetivo del Canal Ético, el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO CENCOSU acordará su admisión a trámite.
- Así, en el plazo máximo de siete días desde la recepción de la información, el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO CENCOSU realizará un examen preliminar sobre la comunicación recibida y la existencia de motivaciones para su admisión (o no) a trámite, así como la posible concurrencia de conflictos de interés, procediendo al envío de acuse de recibo de la comunicación a la persona informante en el que se le informará de:
- La no pertinencia y derivación, en su caso, a los medios de contacto establecidos por la organización para la gestión de dicho asunto.
- La pertinencia de la comunicación informándole de los plazos previstos para su resolución y solicitándole, en su caso, más información para dar trámite a la denuncia.
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Investigación de los hechos denunciados
| - Admitida a trámite la denuncia, se iniciarán las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos denunciados/comunicados.
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Propuesta de resolución
| - Una vez concluida la investigación, y en función de los resultados obtenidos, se formulará una propuesta motivada sobre si procede el archivo de la denuncia o, en su defecto, sobre las medidas a adoptar de acuerdo con la normativa vigente
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Decisión de las medidas a adoptar
| - Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre la alta dirección y/o el órgano de administración de la sociedad afectada por los hechos denunciados.
- El informe de propuesta de resolución puede proponer:
- El archivo del expediente, cuando los hechos denunciados o su autoría no hayan quedado suficientemente acreditados o éstos no constituyan una conducta denunciable según el ámbito objetivo del Canal Ético
- La adopción de las medidas que se consideren necesarias para restaurar la legalidad y subsanar o corregir, en la medida de lo posible, los efectos lesivos que hayan podido producir los hechos denunciados, incluyendo, a título meramente enunciativo y no exhaustivo, las siguientes:
- b.1) Modificaciones en los procedimientos, métodos de control y políticas de la organización.
- b.2) Correcciones y ajustes en documentos de reporte y de información.
- b.3) Informes a las autoridades competentes.
- b.4) Rescisión de relaciones contractuales.
- b.5) Apertura de expediente disciplinario para la imposición de las sanciones que procedan.
- b.6) Cualesquiera otras que se considerasen necesarios.
- En caso de que los hechos denunciados resulten acreditados se adoptarán las medidas que correspondan de acuerdo con la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, todo ello sin perjuicio de las sanciones administrativas o penales que pudieran corresponder.
- Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre el órgano de administración de la sociedad afectada por los hechos denunciados
- El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, no podrá ser superior a tres meses (salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales a contar desde la recepción de la comunicación.
- El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO CENCOSU envía la respuesta a la persona informante sobre el estado de situación del expediente, dando por finalizado el proceso de denuncia en el Gestor Canal Ético.
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